5 Passos

Como mencionado na publicação anterior, “O QUE É GESTÃO POR PROCESSOS”, explicamos como os ERP’s atuais são estruturados, e que para uma sua eficiente instalação seria necessário mudarmos nossa atual metodologia de implementação.

Para que não se tenham prejuízos financeiros, é a melhor prática, fazer o “BLUEPRINT” dos módulos que queremos que o futuro ERP execute a administração, e como mencionado na publicação anterior, se este blueprint for efetuado pela metodologia da “Gestão por Processos”, o mesmo servirá de documentação fundamental para uma boa aquisição, um bom acordo com a fornecedora do sistema e a consultoria responsável pela sua implementação.

A imagem a seguir, exemplifica como a gestão por processos é estruturada na confecção do blueprint, ou seja, 5 Passos.

Os 5 Passos que compõem esta metodologia são: 1) Passo 1 – Estrutura; 2) Passo 2 – Atuação; 3) Passo 3 – Atividades; 4) Passo 4 – Dados; 5) Passo 5 – Processos.

Esta metodologia não é nenhuma novidade, porém como não estamos acostumados a este tipo de estruturação, em uma primeira vista pode dar a impressão que é muito complicada e complexa. Porém apesar de sua compreenção ser bastante simples, é muito trabalhosa, pois devemos criar toda a Empresa de forma gráfica e funcional de acordo com a sua personalidade.

De forma bastante simplista, podemos dizer que a criação do blueprint pela Gestão por Processos segue praticamente uma linha paralela à construção física da Empresa.

PASSO 1 – ESTRUTURA

A estrutura, nos dias de hoje, é composta de 3 grandes e importantes pilares, sendo estes abaixo ilustrados.

A Estrutura Organizacional dos departamentos que irão ser administrados pelo novo ERP. Não devemos porém confundir estrutura organizacional com organograma, pois este representa a estrutura de comando da Empresa, e para o ERP este tipo de informação é irrelevante, ou seja, para se ter um bom perfil de “DE QUEM FAZ O QUE” na Empresa, a estrutura organizacional deve ser estruturada como a folha de pagamento, ou seja, Departamento à Setor à Cargo e estas informações estão disponíveis no departamento de Recursos Humanos.

A Estrutura Física que a Empresa possui, ou seja, a planta baixa de todas as suas instalações, como por exemplo: Prédio Administração, Prédio Industrial, Prédio Portaria e assim por diante.

A Estrutura Digital que estes departamentos tem à sua disposição para auxiliar em suas atividades. Esta representação gráfica é de responsabilidade da TI da Empresa, pois se estiver bem administrada, devem ter todas as informações relevantes para a confecção deste detalhamento.

PASSO 2 – ATUAÇÃO

A Atuação – “POR QUE ALGO É FEITO”, detalha todos os “PRODUTOS” e/ou “SERVIÇOS” que os departamentos que serão administrados pelo novo ERP executam, conforme ilustração a seguir.

Os Produtos, neste passo, não são os produtos que a Empresa fornece, mas sim os que são executados pelos departamentos participantes da implementação do ERP. São considerados como produtos, todos os que são fornecidos pelos departamentos a seus Clientes Internos e estes os recebem como produto acabado.

Os Serviços, são considerados todos os que são fornecidos pelos departamentos e os seus Clientes Internos os recebem como matéria prima, ou seja, necessitam deste serviços para poderem dar andamento a seus produtos e/ou serviços.

PASSO 3 – ATIVIDADES

As Atividades – “O QUE ESTÁ FEITO”, representam de forma linear e cronológica, as atividades executadas para se criar um produto e/ou serviço, pois para que um produto e/ou serviço possa existir devem ser executadas diversas atividades.

PASSO 4 – DADOS

Os Dados – “RECURSOS RECEBIDOS E FORNECIDOS”, são os que se fazem necessários para a execução de uma ATIVIDADE. Para que uma atividade possa ser executada, esta necessita de vários recursos, por exemplo: Pessoas, Equipamentos, Documentos, etc..

Assim como uma atividade precisa de recursos para poder existir, a mesma fornece recursos para a execução da próxima atividade, bem como na conclusão de um produto e/ou serviço.

PASSO 5 – PROCESSOS

Os Processos – “QUANDO ALGO É FEITO”, é o resultado da fusão dos 4 Passos anteriores (Passo 1 – Estrutura, Passo 2 – Atuação, Passo 3 – Atividades e Passo 4 – Dados).

Uma Empresa, independentemente se de pequeno ou grande porte possuem centenas de operações e para se lidar com estas, é necessária uma grande organização. Isto só pode acontecer se um grande número de complexos processos, estão perfeitamente alinhados. Os processos fazem com que a estrutura operacional de uma Empresa seja mostrada.

Como base inicial usamos a estrutura gráfica do Passo 3 – Atividades, onde os produtos e/ou serviços foram ordenados em uma sequência temporal e lógica adequada. Estas informações nos possibilitam descrever os processos em um fluxo de trabalho de forma sistemática.

Na prática, o conhecimento dos processos não é importante apenas para especialistas de TI e desenvolvedores de aplicativos, mas também gestão e operação de departamentos.

Em outras palavras, o uso dos sistemas de TI são determinados pelos processos da Empresa.