O Que é Gestão Por Processos

Como mencionado na publicação anterior “TODOS PRECISAMOS ESTUDAR O PASSADO, PARA COMPREENDER O PRESENTE E MUDAR O FUTURO”, explicamos como os ERP’s atuais foram criados, e que para uma sua eficiente instalação seria necessário mudarmos nossa atual metodologia de implementação.

Nesta publicação explicaremos o porque esta mudança se faz necessária e as principais vantagens que esta proporciona para a Empresa que deseja ingressar na “Era Digital”, administrar por meio da Gestão por Processos ou se faz necessária uma reengenharia de um sistema ERP em produção.

Para podermos ter uma visão mais clara, é necessário que tenhamos o conhecimento do que aconteceu com a mudança de tecnologia do final dos anos 80 e a década de 90.

Como mencionado em nossa anterior publicação, no final do anos 80, tivemos a introdução no mercado das “Ilhas Departamentais”, na época chamadas de “MÓDULOS” e na década dos 90 foi lançado no mercado o conceito ERP, onde se cria um banco de dados que centraliza todas as informações referentes aos módulos que o compõe. A ilustração abaixo, exemplifica esta transição.

O que na prática, esta mudança tecnológica fez com a nossa forma de manipular as informações que mantém a Empresa?

O banco de dados ERP, absorveu todas as informações de cada módulo, bem como adicionou outros, em seu interior, conforme ilustração.

E com todas estas informações absorvidas, e com o conhecimento adquirido com a utilização anterior dos módulos, podemos criar todas as conexões para a troca de informações, instantaneamente, sem mais a necessidade de um meio físico para este intercambio, como por exemplo: um disquete.

Com o banco de dados alimentado com todas as informações dos módulos que a Empresa utiliza, ficou faltando apenas fazer com que estas informações chegassem ao usuário de maneira específica, ou seja, deveriam estar estruturadas visualmente da mesma maneira que eram apresentadas individualmente pelos módulos. A solução encontrada foi o “FRONT END”, que trabalha com a parte da aplicação que interage diretamente com o usuário. A ilustração abaixo exemplifica esta tecnologia.

Com esta nova estrutura tecnológica, esquecemos que nosso sistema de implementação de um ERP, deve seguir a lógica dos módulos do final dos 80, ou seja, antes de se comprar um sistema e contratar a sua implementação, a Empresa deve ter pleno conhecimento das suas necessidades e processos internos.

Usando-se a “Gestão por Processos”, os riscos de um investimento a fundo perdido são reduzidos drasticamente, bem como os seus custos de implementação.

Porque o custo de implementação será reduzido?

Vamos fazer uma comparação entre um implementação padrão e uma por Gestão por Processos. Nada melhor que um exemplo com valores numéricos unitários para demonstrar esta redução.

O usuário chave, sempre será necessário o seu comprometimento integral, pois é o que irá transferir o conhecimento da Empresa na sua forma operacional do módulo que este tem o pleno conhecimento, ou o conhecimento de aonde localizar as informações complementares. Portanto em ambas as implementações o usuário chave sempre terá o mesmo peso.

Outra grande, e importante diferença, é que o Blueprint para a implementação de um ERP pela metodologia da Gestão por Processos, não exige que este já tenha sido adquirido, e sim o blueprint resultante servirá como base de negociação com as Empresas que irão participar da cotação, evitando-se que durante a implementação do ERP adquirido, não se corra o risco de se ouvir a insuportável frase: “Isto não estava em nosso escopo”.

Outra grande vantagem, que irá resultar em economia, é que todos os usuários chave que participaram do blueprint pela metodologia da “Gestão por Processos”, estarão seguros para efetuarem uma implementação, sem serem facilmente desviados dos seus objetivos pelos consultores do ERP escolhido.

A principal vantagem, segundo nosso ponto de vista, é que o blueprint resultante da metodologia de gestão por processos, pode ser publicado para que todos os colaboradores da Empresa acessem este resultado pela intranet e tenham todas as informações em um só lugar, porém não poderão efetuar nenhum tipo de alteração, somente visualizar e imprimir as partes de seu interesse.

Em nossa próxima publicação, iremos explicar os “5 PASSOS”, que estruturam a metodologia para a execução do Blueprint por Gestão por Processos.

Texto por: Marco Trovati